電子カルテの使い方・操作は難しい？

電子カルテを使ったことのない方は「操作が難しそう」「スタッフが全員使えるかどうか不安」といったイメージをお持ちかもしれません。

また、現在使用中の電子カルテシステムが使いにくく、現場で受け入れられず無用の長物や厄介なものと化しているケースもあることでしょう。

たしかに電子カルテに限りませんが、新しいITツールを導入すればどなたであっても、慣れるまでに一定の時間がかかります。特に、長年紙カルテを使ってきてアナログ環境に慣れている方の場合、パソコン操作自体に不安や抵抗感をお持ちかもしれません。

しかし、近年の電子カルテシステムはぐんと操作性が高まっています。パソコン操作に慣れていない方であっても簡単に入力できる製品も開発され、多くの医療機関で使用されるようになりました。

もし、操作に対する不安感が強いスタッフが多い場合には、無料体験ができる電子カルテシステムでトライアル試用をしてみるのも一つの手です。

電子カルテの便利な機能や導入のメリット

電子カルテシステムの便利な機能や、電子カルテシステムを導入するメリットについても確認しておきましょう。

電子カルテの便利な機能

・定型文機能やテンプレート入力などによる、入力作業の支援

・診療科目ごとに特化した入力支援機能

・必要な情報に素早くたどり着ける優れた検索機能

・感覚的に操作できるユーザーインタフェース　など

電子カルテ導入のメリット

・患者の情報を一元管理でき、カルテの申し送りが不要になる

・紙カルテを保管するための膨大なスペースが不要になる

・さまざまなスタッフの業務を効率化できる

・紙の書類を削減でき、コストダウンやエコに繋がる　など

電子カルテの使い方のポイント

ここでは、電子カルテシステムを使いこなすための重要なポイントについてご紹介します。

基本操作を理解する

まずは、電子カルテの基本的な操作方法や画面の見方を理解することから始めましょう。画面を見て内容を理解できたら、次は・入力方法や検索方法などの操作に少しずつ慣れていくようにしてください。

操作マニュアルを作成する

すべてのスタッフが電子カルテシステムを使えるようになるためには、操作マニュアルを作り、いつでも閲覧可能な状態にしましょう。それにしたがって操作することで、電子カルテの使い方の習得を促します。

スタッフ全員で共有・理解できるようなマニュアルを作成することが大切です。

システムのトレーニングを行う

電子カルテに慣れるため、運用開始前にいったんトレーニングする機会を設けると良いでしょう。メーカーサポートや研修を利用し、操作確認や操作にともなう課題の解決を行っていきます。

テンプレートやカスタマイズ機能を活用する

近年の電子カルテシステムには、テンプレート機能が設けられたものも多数あります。それらを選び、診療科や内容に合わせてテンプレートを作成しておきましょう。その後はテンプレートへの入力だけで、多くの業務を進めていけるようになります。

また、カスタマイズ機能が豊富なシステムを選ぶことも有用です。自院に合うカスタマイズを最初に行っておき、より効率的にシステムを活用できるようにしましょう。

運用後も定期的に改善を図る

運用を開始し、しばらく使ってみた後に課題が浮き彫りとなることもあり得ます。使いながら課題を意識し、定期的に検討の上改善を図る仕組みを作っておくと良いでしょう。

具体的には不要な機能はなかったか、活用できていない機能はあるかなどの確認が必要です。

電子カルテを導入する際の注意点

電子カルテを導入するときには、いくつか注意すべき点もあります。ここでは、電子カルテ導入時のおもな注意点についてご紹介します。

導入目的を明確にする

導入を考える前に、まず「なぜ自院に電子カルテを導入するか」、その目的を明確にしましょう。目的に応じたシステムの選択や活用方法を考え、最終的なシステムの選定に生かします。

スタッフの意見を聞く

検討段階で電子カルテ導入についていったんスタッフに共有し、システムへの不満や要望、意見を聞きましょう。導入する前に、それらの課題を共有しておき改善策を講じておきます。

導入前のトレーニングを行う

電子カルテの操作に慣れるため、事前に研修や操作説明会を行いましょう。スタッフによる操作性の向上や、システムの効果的な活用が期待できます。

データの移行

紙カルテから電子カルテへデータ移行をする際は、正確に行っていきましょう。また、移行のタイミングや導入後の紙カルテの管理に関することも決定しておきます。

適切なシステム選定

電子カルテの導入にあたって必要な機能、操作性、セキュリティ、サポートなどの必須ポイントを、事前に整理しておきます。その上で、自院に適したシステムを選定するようにしましょう。

初めての導入におすすめしたいクラウド型電子カルテシステム「MAPs for CLINIC」

EMシステムズのクラウド型電子カルテシステム「MAPs for CLINIC」は、操作性や使い勝手に優れたおすすめの電子カルテシステムです。ここではMAPs for CLINICについて、その特徴やおすすめのポイントをご紹介します。

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まとめ

今回は、電子カルテシステムの使い方や導入のメリット、導入時に注意したい点などをご紹介しました。

電子カルテをクリニックのスタッフに使いこなしてもらうためには、操作マニュアルの作成やトレーニングの実施などを丁寧に行っていくことと、使いやすく改善していきやすいシステムを選ぶことが重要です。

電子カルテ＝難しそうと思ってしまうかもしれませんが、昨今の電子カルテシステムは便利機能が満載で、初めてITツールに触れる方でも困らないようにできています。

今回ご紹介した「MAPs for CLINIC」は、必要な機能や使い勝手を備えているだけでなく、ITに詳しくない方でも直感的に操作できるUIが大きな特長。リーズナブルで使いやすいMAPs for CLINICにご興味をお持ちなら、ぜひお気軽にEMシステムズまでご相談ください。